Globale IT-Beschaffung von Hardware bis Cloud, mit Lizenzkosten, die im Griff sind, und Verträgen, die auch bei der Verlängerung noch tragen.
IT ist in vielen Unternehmen die am schnellsten wachsende Kostenposition. Neue Mitarbeitende brauchen Zugänge, Projekte benötigen zusätzliche Module, Hersteller stellen ihre Preismodelle von Kauf auf Abonnement und von Gerät auf Nutzer um. Jeder einzelne Schritt ist begründet. In der Summe entsteht ein Portfolio, das kaum jemand vollständig kennt.
Hinzu kommt die geteilte Verantwortung: Der Bedarf entsteht im Fachbereich, die technische Umsetzung liegt bei der IT, der Vertrag beim Einkauf und die Kosten in einer Kostenstelle. Genau in dieser Lücke wachsen die Ausgaben.
Ein typisches Muster sind Konten ausgetretener Mitarbeitender, Premium-Editionen für Basisnutzung und Module, die nie in Betrieb gingen. Diese Positionen lassen sich ohne Verhandlung reduzieren, sobald die tatsächliche Nutzung bekannt ist. Wie gross dieser Effekt sein kann, beschreibe ich im Beitrag Lizenzkosten, die niemand bestellt hat.
Bei Cloud-Diensten verschiebt sich das Problem von der Lizenzmenge zum Verbrauch. Testumgebungen laufen weiter, Instanzen bleiben überdimensioniert, Speicher wächst ohne Löschkonzept. Hier braucht es eine gemeinsame Steuerung von Einkauf und IT mit klaren Grenzwerten und regelmässiger Überprüfung.
Auch künstliche Intelligenz verändert den IT-Einkauf. Sie hilft bei der Analyse grosser Vertragsbestände und der Klassifizierung von Ausgaben, vorausgesetzt, die Datengrundlage stimmt. Wo sie heute verlässlich hilft und wo Vorsicht angebracht ist, zeigt der Beitrag KI im Einkauf, ohne Hype.
Entscheidend ist der Zeitpunkt. Wer Verlängerungen sechs Monate im Voraus plant, kann Alternativen prüfen, Mengen bereinigen und ohne Zeitdruck verhandeln. Wer die Kündigungsfrist verpasst, zahlt. Wie sich Verhandlungen grundsätzlich vorbereiten lassen, beschreibe ich in Verhandeln ist Vorbereitung und im Themenfeld Strategische Beschaffung & Category Management.
Ich verbinde die kommerzielle Sicht des Einkaufs mit dem technischen Verständnis der IT. Aus meiner langjährigen Arbeit im internationalen ICT-Einkauf kenne ich die Vertragsmodelle grosser Hersteller und die Mechanismen, mit denen Kosten über die Laufzeit steigen. Ich arbeite für Unternehmen und Spitäler, bei denen die IT-Kosten relevant sind, und verbinde Einkauf, IT und Fachbereich in einem gemeinsamen Vorgehen. Mehr zur Arbeit mit Spitälern finden Sie unter Beschaffung für Spitäler und NGOs.
IT-Ausgaben verteilen sich häufig auf viele Verträge, Kostenstellen und Händler, teilweise mit denselben Herstellern zu unterschiedlichen Konditionen. Ich führe diese Ausgaben zusammen, bündle Volumen und baue Rahmenverträge auf, die Preis, Service und Flexibilität verbinden.
Bei Hardware geht es um Standardisierung, Lebenszykluskosten und verlässliche Lieferzeiten. Bei Software und Cloud stehen Nutzungsmodelle, Preisanpassung und Ausstiegsregeln im Vordergrund. In beiden Fällen gilt: Der günstigste Einstiegspreis ist selten die günstigste Lösung über die Laufzeit.
Bei Arbeitsplatzgeräten lohnt sich der Blick auf den gesamten Lebenszyklus: Beschaffung, Konfiguration, Support, Rücknahme und sichere Datenlöschung. Ein Rahmenvertrag, der diese Schritte abdeckt, ist oft günstiger als der tiefste Gerätepreis mit separat eingekauften Dienstleistungen.
In Lizenzanalysen zeigt sich regelmässig, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben auf Rechte entfällt, die nicht oder nicht in der bezahlten Edition genutzt werden: Konten ausgetretener Mitarbeitender, Premium-Lizenzen für Basisnutzung, doppelte Werkzeuge für denselben Zweck oder Module, die nie in Betrieb gingen.
Ich erhebe die tatsächliche Nutzung über mehrere Monate, bereinige Mengen und Editionen und bereite Herstellerprüfungen so vor, dass keine unnötigen Nachzahlungen entstehen. Vertragsdetails wie die Definition eines Nutzers oder der indirekte Zugriff über Schnittstellen prüfe ich, bevor sie zum Problem werden.
Damit die Bereinigung nicht nach zwei Jahren verpufft, verankere ich wenige Routinen: Lizenzrückgabe beim Austritt, eine halbjährliche Nutzungsauswertung der grössten Verträge und vor jeder neuen Softwarebeschaffung die Prüfung, ob eine vorhandene Lösung den Bedarf bereits abdeckt.
Verlängerungen sind der Moment, in dem sich Konditionen verändern lassen. Wer die Kündigungsfrist verpasst, verhandelt nicht mehr, sondern zahlt. Ich plane Verhandlungen deshalb mit sechs Monaten Vorlauf und auf Basis bereinigter Nutzungsdaten.
Neben dem Preis verhandle ich die Klauseln, die über Jahre entscheiden: Preisanpassung mit Index und Obergrenze, Reduktionsrechte bei sinkendem Bedarf, Audit-Regeln, Regelungen bei Umstrukturierungen und klare Nutzungsdefinitionen. Bei Cloud-Diensten kommen Verpflichtungsvolumen und Verbrauchssteuerung dazu.
Bei Reseller-Verträgen prüfe ich zusätzlich Margen und Herstellerprogramme, die nur bei direkter Registrierung greifen. Neue Module, Erweiterungen und Verlängerungen verhandle ich getrennt, damit ein Nachlass nicht an eine Ausweitung gekoppelt wird, die Sie gar nicht brauchen.
Bei Cloud-Diensten gibt es keine feste Lizenzmenge mehr, sondern Verbrauch. Damit entfällt die klassische Überlizenzierung, und es entsteht eine neue Kostenart: Verbrauch, den niemand beobachtet. Typisch sind Testumgebungen, die dauerhaft laufen, überdimensionierte Instanzen aus der Anfangsphase eines Projekts und Datenspeicher ohne Löschkonzept.
Wirksam ist eine gemeinsame Steuerung. Der Einkauf verhandelt Rahmen, Rabattstufen und Verpflichtungsvolumen, die IT verantwortet den Verbrauch mit Grenzwerten, Abschaltregeln und regelmässigem Review. Reine Preisverhandlung ohne diese Steuerung bringt bei Cloud-Diensten wenig.
Rabatte gegen mehrjährige Abnahmeverpflichtungen sind attraktiv, aber nur sinnvoll, wenn die Prognose belastbar ist. Eine zu hohe Verpflichtung ist die teuerste Form des Rabatts. Ich helfe, Verpflichtungen realistisch zu planen und Spielraum für Veränderungen zu sichern.
Das hängt vom Ausgangszustand ab. Häufig entfällt ein erheblicher Teil der Lizenzkosten auf ungenutzte Rechte oder zu hohe Editionen. Eine Nutzungsanalyse der grössten Verträge zeigt innerhalb weniger Wochen, wie gross das Potenzial in Ihrem Unternehmen ist.
Bei grossen Software- und Cloud-Verträgen etwa sechs Monate vor Beginn der Kündigungsfrist. So bleibt Zeit für Nutzungsanalyse, Bereinigung und die Prüfung von Alternativen.
Der Hersteller prüft, ob die eingesetzten Lizenzen den vertraglichen Rechten entsprechen. Mit einer sauberen Datengrundlage, klaren Ansprechpartnern und vertraglich geregelten Fristen lässt sich ein Audit kontrolliert durchführen und das Risiko von Nachzahlungen deutlich senken.
Ja. Viele Unternehmen beschaffen Software über Reseller. Ich prüfe dabei Margen, Herstellerkonditionen und die Abgrenzung zwischen Lizenz, Betrieb und Support, damit Preise vergleichbar werden.
Für Unternehmen und Spitäler mit relevanten Ausgaben für Software, Cloud und Hardware, insbesondere wenn Verträge dezentral entstanden sind oder wichtige Verlängerungen anstehen.
The Global Category Manager: Creating Value Across Borders in IT and Beyond